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保密工資單紙連續(xù)打印方法---基于WORD&EXCEL操作實例(一)
  • 作者: 天狼星
  • 來源: 盛達紙業(yè)
  • 日期: 2022-04-20
  • 閱讀: 2104
 保密工資單紙連續(xù)打印方法---基于WORD&EXCEL操作實例(一)

連續(xù)打印郵件合并實例講解

  郵件合并由于其特性決定了它有三個基本過程。第一,準備數(shù)據(jù)表格;第二,準備模板,也就是主文檔;第三,合并。
模板就是Word文檔了,在郵件合并向?qū)е袝筮x擇信函、信封等,其實差別也就是頁面設(shè)置的差別,所以為了自已定制方便,我建議一般就選擇"信函"即可。數(shù)據(jù)表格可以是Excel表格、Word表格、數(shù)據(jù)庫表等。如果是Excel表格,一般要求第一行是域名稱,比如"姓名"、"地址"等;如果是Word表格,一般在這個Word文檔中只有一個表格,而且第一行也是域名稱。
下面就以工資單和工資條為例說明如何使用Word的郵件合并。示例是在Word2003中進行的,在Word2000、Word2002(XP)Word2007中也是類似的操作。

1. 準備工資數(shù)據(jù)表格

  數(shù)據(jù)表格已經(jīng)在Excel中準備好了:

 

姓名

年月

工資標準

應(yīng)稅工資

代扣社保

代扣所得稅

稅后工資

補貼

扣減

合計

趙一

200611

1000.00

1000.00

80.00

100.00

820.00

50.00

0.00

870.00

錢二

200612

2000.00

1990.00

159.20

199.00

1631.80

60.00

10.00

1691.80

孫三

200613

3000.00

2960.00

236.80

296.00

2427.20

70.00

40.00

2497.20

李四

200614

4000.00

3930.00

314.40

393.00

3222.60

80.00

70.00

3302.60

周五

200615

5000.00

4900.00

392.00

490.00

4018.00

90.00

100.00

4108.00

武六

200616

6000.00

5870.00

469.60

587.00

4813.40

100.00

130.00

4913.40

鄭七

200617

7000.00

6840.00

547.20

684.00

5608.80

110.00

160.00

5718.80

王八

200618

8000.00

7810.00

624.80

781.00

6404.20

120.00

190.00

6524.20

 

2. 制作保密工資單

  工資單作為員工收入的憑證,通常要求比較正式和詳細。一般是A4紙,上面有老總的寄語,工資的各個組成部分,包括各種補助補貼以及扣減等。比如,下面就是一個工資單的模板:

XXX員工XXXX月工資單

寄語

  (略)

工資、補助及扣減

工資標準:000.00
應(yīng)稅工資:000.00
代扣個人社保:000.00
代扣個人所得稅:000.00
稅后工資:000.00
福利補貼:000.00
缺勤扣減:000.00

合計:000.00

老總簽名:XXXX

  實際操作過程中,可以先在Word里制作好上述模板,再選擇數(shù)據(jù)源,最后再用合并域替換掉模板中的示例數(shù)據(jù);也可以先選擇數(shù)據(jù)源,一邊制作模板,一邊就在正確的位置插入合并域。目前我們是采用的第一種方法,因為模板已經(jīng)設(shè)計好了?,F(xiàn)在來看看郵件合并的操作過程:

  打開菜單"工具信函與郵件郵件合并"啟動郵件合并向?qū)Вㄈ蝿?wù)窗格),選擇文檔內(nèi)容為"信函";下一步,選擇開始文檔為"使用當前文檔";下一步選取收件人為"使用現(xiàn)有列表",并在通過"瀏覽"找到準備好的Excel工資表文件,此時會彈出對話框要求選擇是Excel文件中的哪一個工作表,選擇正確的那個(示例中是Sheet1)。其實需要借助向?qū)У?,也就這三步足矣,筆者個人覺得,直接使用"郵件合并"工具欄還更簡單一些。通過菜單"視圖工具欄郵件合并"就可以打開"郵件合并"工具欄。先看看圖:

 

圖中可以看到,向?qū)У牡谝徊胶偷诙娇梢杂霉ぞ邫谥械牡谝粋€按鈕設(shè)置文檔類型代替;而第三步,也可以由工具欄上的第二個按鈕打開數(shù)據(jù)源來完成。這里順便說一下,如果當前文檔你不想讓它繼續(xù)做為郵件合并的模板(也就是想讓它脫離與數(shù)據(jù)表格的關(guān)聯(lián))時,只需使用工具欄上的設(shè)置文檔類型按鈕將其設(shè)置為普通Word文檔即可,這一點用向?qū)遣荒苻k到的。

  接下來的事情是將合并域插入到模板中。如果不插入合并域,模板就不會知道該如何放置數(shù)據(jù)表中的每個域。
先選中模板標題行的“XXX員工,點擊工具欄上的第6個按鈕插入域,打開插入合并域對話框并在其中選擇姓名,點擊插入按鈕,并關(guān)閉對話框;然后選擇“XXXX,同樣的辦法插入年月域;以此類推,依次將各域插入到適當位置,如下圖所示:

 

  插入合并域之后,當然應(yīng)該先看看合并的效果如何。所以點工具欄上的查看合并域按鈕看看合并的結(jié)果是什么樣的:

 

  可以看到,結(jié)果并不如意。因為日期以及工資數(shù)據(jù)都不是我們所期望的格式(這個問題在Word2000中似乎不存在,未確認)。通常的解決辦法是,在Excel中使用文本方式來輸入日期和數(shù)據(jù),但這樣可能破壞Excel中的計算規(guī)則,所以筆者不推薦使用。筆者有兩個解決辦法:一,對于比較精通Excel公式的朋友,可以新啟一個表格或者插入一些輔助列,用ExcelText函數(shù)將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成文本,這個方法要求一定的技術(shù)基礎(chǔ);二,將Excel表格全部復制,粘貼在一個新的Word文檔中,然后再將這個Word文檔選擇為數(shù)據(jù)源。

  將示例數(shù)據(jù)的Excel表格復制到一個新的Word文檔中,粘貼之后保存為帶格式的工資表.doc”。然后再在工資單模板中重新選擇數(shù)據(jù)源為帶格式的工資表.doc”。因為數(shù)據(jù)拷貝到Word中之后并沒有改變表頭,所以剛才插入的合并域仍然有效。再次預(yù)覽,這次效果就令人滿意了:

 

  最后一步,合并所有數(shù)據(jù)。注意到工具欄后面有兩個按鈕:合并到新文檔合并到打印機。如果選擇合并到打印機則可以直接打印合并結(jié)果,但是通常為了確保不出問題,都會先合并到新文檔檢查一下,再直接打印合并結(jié)果。

3. 制作工資條

  老板說工資單太浪費紙了,要換成工資條,一頁A4紙就可以制作好幾個工資條,大大節(jié)約了紙張。所以,現(xiàn)在要重新制作一個工資條的模板。

  基本步驟都是一樣。在選擇文檔類型的時候,還是選信函,數(shù)據(jù)源還是選擇帶格式的工作表.doc”。有人表示懷疑,為什么文檔類型不選擇標簽要選擇信函呢?選擇標簽并非不可,但是,向?qū)栆淮蠖训膯栴},比如標簽大小,一頁多少個什么的,然后還要在一堆標簽紙規(guī)格中選擇一種,最后生成的標簽?zāi)0暹€不一定如意,所以干脆直接選擇信函,避開那一堆問題,再自己設(shè)置格式。

  因為是工資條,所以要先制作一個工資條的模板。下圖是一個簡單的表格,已經(jīng)插入了合并域:

 

  然后,將這個表格復制,并在當前Word頁面粘貼至多份,直接填滿整個頁面。預(yù)覽一下,全是趙一的工資條吧,那是因為還少了一個步驟。
現(xiàn)在從第二工資條表格開始,每一個工資條表格前面都插入一個Word下一記錄。注意最后一個表格后面不要加下一記錄”Word域,因為翻頁的時候,Word自己會往下跳一記錄的。再次預(yù)覽,結(jié)果就正確了:

 

  剩下的事情,就是合并到新文檔,然后打印。由于數(shù)據(jù)記錄通常不會正好是一個頁面工資條個數(shù)的總數(shù),所以合并后的新文檔中,最后一頁上總有幾個空表。打印之前刪去即可,這樣可以省點墨。

 

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