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　　郵件合并由于其特性決定了它有三個(gè)基本過(guò)程。第一，準(zhǔn)備數(shù)據(jù)表格；第二，準(zhǔn)備模板，也就是主文檔；第三，合并。
模板就是Word文檔了，在郵件合并向?qū)е袝?huì)要求選擇信函、信封等，其實(shí)差別也就是頁(yè)面設(shè)置的差別，所以為了自已定制方便，我建議一般就選擇"信函"即可。數(shù)據(jù)表格可以是Excel表格、Word表格、數(shù)據(jù)庫(kù)表等。如果是Excel表格，一般要求第一行是域名稱(chēng)，比如"姓名"、"地址"等；如果是Word表格，一般在這個(gè)Word文檔中只有一個(gè)表格，而且第一行也是域名稱(chēng)。
下面就以工資單和工資條為例說(shuō)明如何使用Word的郵件合并。示例是在Word2003中進(jìn)行的，在Word2000、Word2002(XP)和Word2007中也是類(lèi)似的操作。

1. 準(zhǔn)備工資數(shù)據(jù)表格

　　數(shù)據(jù)表格已經(jīng)在Excel中準(zhǔn)備好了：

2. 制作保密工資單

　　工資單作為員工收入的憑證，通常要求比較正式和詳細(xì)。一般是A4紙，上面有老總的寄語(yǔ)，工資的各個(gè)組成部分，包括各種補(bǔ)助補(bǔ)貼以及扣減等。比如，下面就是一個(gè)工資單的模板：

XXX員工XX年XX月工資單

寄語(yǔ)

　?。裕?/p>

工資、補(bǔ)助及扣減

工資標(biāo)準(zhǔn)：000.00
應(yīng)稅工資：000.00
代扣個(gè)人社保：000.00
代扣個(gè)人所得稅：000.00
稅后工資：000.00
福利補(bǔ)貼：000.00
缺勤扣減：000.00

合計(jì)：000.00

老總簽名：XXXX

　　實(shí)際操作過(guò)程中，可以先在Word里制作好上述模板，再選擇數(shù)據(jù)源，最后再用合并域替換掉模板中的示例數(shù)據(jù)；也可以先選擇數(shù)據(jù)源，一邊制作模板，一邊就在正確的位置插入合并域。目前我們是采用的第一種方法，因?yàn)槟０逡呀?jīng)設(shè)計(jì)好了?，F(xiàn)在來(lái)看看郵件合并的操作過(guò)程：

　　打開(kāi)菜單"工具→信函與郵件→郵件合并"啟動(dòng)郵件合并向?qū)Вㄈ蝿?wù)窗格），選擇文檔內(nèi)容為"信函"；下一步，選擇開(kāi)始文檔為"使用當(dāng)前文檔"；下一步選取收件人為"使用現(xiàn)有列表"，并在通過(guò)"瀏覽"找到準(zhǔn)備好的Excel工資表文件，此時(shí)會(huì)彈出對(duì)話(huà)框要求選擇是Excel文件中的哪一個(gè)工作表，選擇正確的那個(gè)（示例中是Sheet1）。其實(shí)需要借助向?qū)У模簿瓦@三步足矣，筆者個(gè)人覺(jué)得，直接使用"郵件合并"工具欄還更簡(jiǎn)單一些。通過(guò)菜單"視圖→工具欄→郵件合并"就可以打開(kāi)"郵件合并"工具欄。先看看圖：

圖中可以看到，向?qū)У牡谝徊胶偷诙娇梢杂霉ぞ邫谥械牡谝粋€(gè)按鈕“設(shè)置文檔類(lèi)型”代替；而第三步，也可以由工具欄上的第二個(gè)按鈕“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”來(lái)完成。這里順便說(shuō)一下，如果當(dāng)前文檔你不想讓它繼續(xù)做為郵件合并的模板（也就是想讓它脫離與數(shù)據(jù)表格的關(guān)聯(lián)）時(shí)，只需使用工具欄上的“設(shè)置文檔類(lèi)型”按鈕將其設(shè)置為“普通Word文檔”即可，這一點(diǎn)用向?qū)遣荒苻k到的。

　　接下來(lái)的事情是將合并域插入到模板中。如果不插入合并域，模板就不會(huì)知道該如何放置數(shù)據(jù)表中的每個(gè)域。
先選中模板標(biāo)題行的“XXX員工”，點(diǎn)擊工具欄上的第6個(gè)按鈕“插入域”，打開(kāi)“插入合并域”對(duì)話(huà)框并在其中選擇“姓名”，點(diǎn)擊“插入”按鈕，并關(guān)閉對(duì)話(huà)框；然后選擇“XX年XX月”，同樣的辦法插入“年月”域；以此類(lèi)推，依次將各域插入到適當(dāng)位置，如下圖所示：

　　插入合并域之后，當(dāng)然應(yīng)該先看看合并的效果如何。所以點(diǎn)工具欄上的“查看合并域”按鈕看看合并的結(jié)果是什么樣的：

　　可以看到，結(jié)果并不如意。因?yàn)槿掌谝约肮べY數(shù)據(jù)都不是我們所期望的格式（這個(gè)問(wèn)題在Word2000中似乎不存在，未確認(rèn)）。通常的解決辦法是，在Excel中使用文本方式來(lái)輸入日期和數(shù)據(jù)，但這樣可能破壞Excel中的計(jì)算規(guī)則，所以筆者不推薦使用。筆者有兩個(gè)解決辦法：一，對(duì)于比較精通Excel公式的朋友，可以新啟一個(gè)表格或者插入一些輔助列，用Excel的Text函數(shù)將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成文本，這個(gè)方法要求一定的技術(shù)基礎(chǔ)；二，將Excel表格全部復(fù)制，粘貼在一個(gè)新的Word文檔中，然后再將這個(gè)Word文檔選擇為數(shù)據(jù)源。

　　將示例數(shù)據(jù)的Excel表格復(fù)制到一個(gè)新的Word文檔中，粘貼之后保存為“帶格式的工資表.doc”。然后再在工資單模板中重新選擇數(shù)據(jù)源為“帶格式的工資表.doc”。因?yàn)閿?shù)據(jù)拷貝到Word中之后并沒(méi)有改變表頭，所以剛才插入的合并域仍然有效。再次預(yù)覽，這次效果就令人滿(mǎn)意了：

　　最后一步，合并所有數(shù)據(jù)。注意到工具欄后面有兩個(gè)按鈕：“合并到新文檔”和“合并到打印機(jī)”。如果選擇“合并到打印機(jī)”則可以直接打印合并結(jié)果，但是通常為了確保不出問(wèn)題，都會(huì)先“合并到新文檔”檢查一下，再直接打印合并結(jié)果。

3. 制作工資條

　　老板說(shuō)工資單太浪費(fèi)紙了，要換成工資條，一頁(yè)A4紙就可以制作好幾個(gè)工資條，大大節(jié)約了紙張。所以，現(xiàn)在要重新制作一個(gè)工資條的模板。

　　基本步驟都是一樣。在選擇文檔類(lèi)型的時(shí)候，還是選“信函”，數(shù)據(jù)源還是選擇“帶格式的工作表.doc”。有人表示懷疑，為什么文檔類(lèi)型不選擇“標(biāo)簽”要選擇“信函”呢？選擇“標(biāo)簽”并非不可，但是，向?qū)?huì)問(wèn)一大堆的問(wèn)題，比如標(biāo)簽大小，一頁(yè)多少個(gè)什么的，然后還要在一堆標(biāo)簽紙規(guī)格中選擇一種，最后生成的標(biāo)簽?zāi)０暹€不一定如意，所以干脆直接選擇“信函”，避開(kāi)那一堆問(wèn)題，再自己設(shè)置格式。

　　因?yàn)槭枪べY條，所以要先制作一個(gè)工資條的模板。下圖是一個(gè)簡(jiǎn)單的表格，已經(jīng)插入了合并域：

　　然后，將這個(gè)表格復(fù)制，并在當(dāng)前Word頁(yè)面粘貼至多份，直接填滿(mǎn)整個(gè)頁(yè)面。預(yù)覽一下，全是“趙一”的工資條吧，那是因?yàn)檫€少了一個(gè)步驟。
現(xiàn)在從第二工資條表格開(kāi)始，每一個(gè)工資條表格前面都插入一個(gè)Word域“下一記錄”。注意最后一個(gè)表格后面不要加“下一記錄”Word域，因?yàn)榉?yè)的時(shí)候，Word自己會(huì)往下跳一記錄的。再次預(yù)覽，結(jié)果就正確了：

　　剩下的事情，就是合并到新文檔，然后打印。由于數(shù)據(jù)記錄通常不會(huì)正好是一個(gè)頁(yè)面工資條個(gè)數(shù)的總數(shù)，所以合并后的新文檔中，最后一頁(yè)上總有幾個(gè)空表。打印之前刪去即可，這樣可以省點(diǎn)墨。